Slim orders verwerken met AI
Ontdek hoe we voor Atlas-Tecocel het volledige orderproces automatiseerden met AI en een koppeling met KING ERP, waardoor handmatig werk van 12 minuten werd teruggebracht naar enkele seconden.
Onze aanpak
Onze aanpak
Binnen Atlas-Tecocel komen orders voornamelijk binnen via e-mail. Deze orders bevatten vaak variërende formats, bijlagen en ongestructureerde informatie. Medewerkers moesten deze gegevens handmatig overnemen, controleren en invoeren in het ERP-systeem (KING). Dit kostte gemiddeld zo’n 12 minuten per order en maakte het proces foutgevoelig.
We hebben daarom een tool ontwikkeld die deze stap automatiseert. De tool leest inkomende e-mails automatisch uit en zet deze om naar conceptorders. Daarbij maken we onder andere gebruik van OpenAI Vision om ook bijlagen en verschillende formats correct te interpreteren, zonder dat klanten hun manier van bestellen hoeven aan te passen.
De gegenereerde orders worden vervolgens klaargezet in een overzichtelijke omgeving, waar medewerkers alleen nog een korte controle uitvoeren. Daarna worden ze direct doorgestuurd naar KING. Hierdoor sluit de oplossing naadloos aan op de bestaande werkwijze, maar verdwijnt het grootste deel van het handmatige werk.
Meer dan tijdswinst
De directe winst zit in snelheid: een handmatige handeling van ongeveer 12 minuten is teruggebracht naar enkele seconden. Maar de echte impact zit in wat dat mogelijk maakt.
Doordat orders sneller en consistenter worden verwerkt, ontstaat er rust in het team en ruimte om te focussen op belangrijkere werkzaamheden. Tegelijkertijd vormt deze stap de basis voor verdere optimalisatie, zoals het aanbrengen van structuur in artikelcodes en prijzen.
Het proces wordt daarmee niet alleen efficiënter, maar ook beter beheersbaar en klaar voor verdere groei.
Review
"Erg tevreden over de samenwerking met Loile. Ze hebben voor ons een nieuwe website ontwikkeld en een maatwerk ERP-systeem gebouwd dat naadloos is gekoppeld aan onze huidige administratieve software. Deskundig team, korte lijnen en een topresultaat. Zeker aan te bevelen!"
De toppers achter dit project
Stijn
Projectmanagement
Max
Strategie / Development
Building the future together
Even sparren over jouw bedrijf?
Een half uur met Max kost je niets en levert je altijd iets op, al is het maar een eerlijk advies. Ben je in de buurt? Dan staat de koffie klaar.